【書類の書き方】最後が肝心！書類郵送時に注意すること☆彡
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シリーズで就職活動に関する書類の書き方をご紹介しています。書類提出に関して、最後まで気を抜けない、郵送についてのポイントを書いてみます。 あまり深く考えずに投かんされていると思いますが、せっかく一生懸命書いた応募書類ですから好印象のまま受け取ってもらえるように、ひと手間を惜しまないことが大切です。
繰り返しになりますが、応募書類は、採用担当者が最初に目にするいわばあなたの分身です。第一印象は面接の前から決まると考えて、マナーを守り、いいイメージを持ってもらえるようにしていきましょう。
POINT 履歴書・経歴書は折らずに送るのが原則
まず用紙を折って郵送することは厳禁です。必ず用紙のサイズに合わせた封筒を用いましょう。封筒も薄い茶封筒などではなく、きちんとしたものを使います。用紙の枚数や大きさによっては、封筒に入れてもフニャフニャで、郵送中に折れ曲がってしまう危険があります。とくにA4サイズの用紙を送る場合には注意が必要です。用紙をクリアファイルに挟んだり、白い厚紙を当てて送るようにしましょう。
履歴書・経歴書は大切な個人情報を記載した書類ですから、確実に担当者に手渡されるように、封筒の表に「履歴書在中」と朱書きしておくことはお勧めです。書いておけば確実に人事の担当者に届きますし、職場内で不用意に封筒を開けられて無関係な部署に中身を見られることもありませんので安心です。
郵送する際は、切手料金の不足に注意しましょう。料金不足である場合、郵便配達の職員が先方に受け取るかどうかを確認する場合があります。その際は相手に不足の料金を払わせることになってしまいますので、印象は最悪ですね。
不足のないようにと多すぎる額面の切手を貼ってしまうのも考え物です。コスト意識がない人かと思われてしまい、いい印象にはならないでしょう。これらのミスを防ぐ意味では、やはり郵便局の窓口から送るのが安心です。
また、郵送の際に速達にするケースがありますが、先方から指定があったり、締切が明確で急ぐ場合は速達でもよいと思います。特段の事情がなければ、普通郵便にて送って問題ありません。急がなければならない場合には、直接持参することも考えましょう。その際は先方にあらかじめ電話で確認しておきましょう。
郵送する際には、必要書類に「添え状（送り状）」を添付して送ると好感度があがります。
社会人経験がない方にはイメージがつかないかもしれませんが、ビジネスの世界では郵便、FAXともに添え状を一緒に送るのが一般的です。インターネットからテンプレートをダウンロードすることができますので、参考にしてみてください。履歴書や職務経歴書を同封しているわけですので、添え状の内容は他の書類と文言が重複しないように、シンプルなもので構いません。
応募書類の郵送の際の注意点をお伝えしました。うっかりミスは誰にでもあることですが、それが相手の第一印象になってしまうと後から挽回するのは大変です。そもそも挽回の機会が得られなくなってしまうことも考えられます。
あなたが思いを込めて書いた応募書類です。ぜひ読んでもらいたい、という気持ちを持って、無事に相手の手元に届くまで慎重に取り扱いましょう。
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